一體化管理體系是系統化、結構化、程序化的管理體系，它采用PDCA循環的科學的管理模式，是以文件為支持的管理制度和管理方法的體現。國際標準化組織（ISO）在其頒布的質量、環境管理國際標準中，都強調了文件的價值和作用，指出組織建立管理體系必須文件化，并明確規定了體系文件的類別、形成文件程序的準則等。雖然，文件形成本身不是目的，但它是一項增值的活動。

    文件的價值能夠溝通意圖、統一行動，具有重復性和可追溯性，并提供客觀證據。一體化管理體系文件是組織進行管理、策劃和運作的基礎性文件。是以多層次文件形式對管理體系的范圍、運行準則進行充分的描述，其目的是使組織的管理手段和方法制度化、法規化，使各項管理活動有所遵循，從而提高組織的管理水平和管理效率，這無疑是一項具有動態的、高增值的活動，也是建立一體化管理體系的目的所在。

    基于上述，文件的作用是：
    1）闡明組織的宗旨、方針、目標和承諾；
    2）文件提供明晰的工作規范和運行準則；
    3）文件能提供要求已被滿足的證據；
    4）文件是體系運行和評價的依據；
    5）使員工了解其職責和工作重要性；
    6）提供培訓的教材；
    7）提供查詢相關文件的途徑；
    8）向相關方證明組織的能力。

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